Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

RM-CargoTec UG (haftungsbeschränkt)
Im Erlich 10
63594 Hasselroth
Deutschland

Kontakt:
E-Mail: info@rm-cargotec.de
Website: www.rm-cargotec.de

Geschäftsführer: Ralph Domin

2. Datenschutzbeauftragter

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden:
E-Mail: info@rm-cargotec.de

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Online-Dienstleistungen, insbesondere unseres Begleitschein-Systems und Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

4.1 Beim Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
• zu weiteren administrativen Zwecken

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

4.2 Bei Nutzung unserer Online-Dienstleistungen

Für die Nutzung unserer Online-Dienstleistungen (Begleitschein-System, DMS) ist die Registrierung und Anmeldung erforderlich. Dabei erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• E-Mail-Adresse (für Login und Kommunikation)
• Name (für die Zuordnung von Dokumenten und Begleitscheinen)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Rolle im System (Admin, Manager, Mitarbeiter)
• Erstellte Begleitscheine und hochgeladene Dokumente
• Zeitstempel von Aktionen im System

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unserer Dienstleistungen).

5. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
• die Weitergabe zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)
• die Weitergabe zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
• die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

Wir setzen für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen externe Dienstleister ein (z.B. Hosting-Provider, E-Mail-Dienstleister). Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und sind vertraglich verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

6. Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen.

Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstigen Schadsoftware.

Wir setzen Cookies ein, um:

• die Funktionalität unserer Website sicherzustellen (notwendige Cookies)
• Ihre Anmeldeinformationen während Ihrer Sitzung zu speichern (Session-Cookies)
• die Nutzung unserer Website zu analysieren (Analyse-Cookies, nur mit Ihrer Einwilligung)

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (notwendige Cookies) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Analyse-Cookies mit Einwilligung).

7. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für den Versand von E-Mails nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister. Dieser verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich in unserem Auftrag.

8. IMAP-Import für Dokumente

Unser System bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisch per E-Mail-Import (IMAP) in das DMS zu importieren. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Inhalt und Anhänge
• Absender-Informationen
• Betreff und Zeitstempel

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Import-Funktion verarbeitet und nach erfolgreichem Import im DMS gespeichert. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder ein anderer gesetzlich zulässiger Grund der Löschung entgegensteht
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an: info@rm-cargotec.de

10. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet.

Im Falle des Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, greifen wir auf 128-Bit v3 Technologie zurück.

Darüber hinaus setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Dezember 2025.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.rm-cargotec.de/datenschutz.php abgerufen und ausgedruckt werden.